「あの人しか分からない」をなくす。小さな会社の経理の属人化を解消する4つのステップ

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「経理のことは、長く勤めている〇〇さんに聞かないと分からない」。中小企業や小規模事業者のご相談で、よく耳にする言葉です。

一人の担当者が長年まわしてきた経理は、本人にとっては効率的でも、周りからは中身が見えません。その方が急に休んだとき、退職したとき、請求書が出せない、支払いが止まる、といった事態が起こります。

属人化は、担当者の問題ではなく仕組みの問題です。特別なツールがなくても、次の4つのステップで少しずつほどいていけます。

1. 「誰が・いつ・何を」しているかを書き出す

最初にやるのは、今の業務をそのまま書き出すことです。請求書の発行、入金の確認、経費精算、支払い、月末の締め。それぞれ「誰が」「いつ」「何を見て」「何をしているか」を一覧にします。

完璧な手順書を作る必要はありません。箇条書きのメモで十分です。書き出してみると、「この作業はなぜやっているのか分からない」「同じ数字を二か所に入力している」といった無駄も見えてきます。

2. 判断が必要な作業と、手を動かすだけの作業を分ける

書き出した業務を、「判断が必要なもの」と「決まった手順でできるもの」に分けます。

たとえば、取引先への請求額を決めるのは判断ですが、決まった金額で請求書を作って送るのは手順です。手順の部分は、ほかの人や外部にも任せられます。判断の部分は、誰が決めるのかをはっきりさせておきます。

3. 資料とデータの置き場所を一か所にまとめる

属人化の大きな原因のひとつが、「あの資料はどこにあるのか」が担当者の頭の中にしかないことです。

領収書、請求書、契約書、銀行の明細。紙とデータが混在しているなら、まずは置き場所を決めてそろえます。クラウド会計ソフトやクラウドストレージを使えば、誰がどこからでも同じものを見られるようになります。

4. 月に一度、ほかの人が同じ作業をやってみる

最後は、実際にほかの人が作業してみることです。手順のメモを見ながら、担当者以外が一度やってみると、書かれていない「暗黙のルール」が必ず見つかります。それをメモに足していけば、手順は少しずつ確かなものになります。

まとめ

経理の属人化は、一度に解消しようとすると大変です。まずは書き出す、分ける、まとめる、やってみる。この順番で、できるところから進めるのがおすすめです。

COANA TOKYOでは、業務の洗い出しから運用ルールづくり、クラウドツールの導入、日々の実務代行まで、会社の状況に合わせてお手伝いしています。「どこから手をつければいいか分からない」という段階でも、お気軽にお問い合わせください。