経理代行を頼むときの流れ｜相談から毎月の運用が始まるまでにやること
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経理代行に興味はあっても、「相談したら、そのあと何が始まるのか」が分からないと、なかなか相談に踏み切れません。準備に手間がかかりそう、社内のやり方を大きく変えないといけないのでは、と不安になる方もいます。
この記事では、経理代行を頼むときの流れを5つの段階に分けて、それぞれの段階で何が起きるのか、御社が何をすればよいのか、始めてからの最初の月に何が起きやすいのかをまとめます。
結論：5段階で進み、御社が中心になってやることは段階ごとに1つ
頼んでから運用が回り始めるまでは、おおむね次の5段階です。
- お問い合わせ・ヒアリング
- 依頼範囲・お見積もり
- 受け渡しの準備
- 実務代行のスタート
- 振り返りと改善
どの段階でも、御社が一度にたくさんの作業をする必要はありません。最初に「今のやり方」を正直に伝えることと、始めてからの質問に答えることが、いちばん大切な役割です。任せる先の選び方は、経理代行・記帳代行の選び方｜小さな会社が依頼先を比べる5つのポイントでまとめています。
相談から運用までの5つの段階
図1：相談から運用までの5段階と、御社がやること
図のように、段階ごとに、御社が中心になってやることは1つにまとめられます。ここからは、段階ごとに何が起きるのかを見ていきます。
1. お問い合わせ・ヒアリング：今の経理の流れを伝える
最初の相談では、今の経理がどう回っているかを伝えます。完璧な資料を用意する必要はありません。次のようなことが分かっていれば十分です。
- 今使っている会計ソフト（使っていなければ、その旨）
- 領収書・請求書・通帳などの資料が、今どこにあり、誰が扱っているか
- 毎月の取引のおおよその量（請求書を毎月どのくらい出すか、など）
- いちばん困っていること（入力が追いつかない、請求が遅れる、数字が見えない など）
困りごとを具体的に伝えるほど、相手も合う進め方を提案しやすくなります。「何が困っているのかも整理できていない」という段階でも、相談の中で一緒に整理すれば大丈夫です。
2. 依頼範囲・お見積もり：任せる範囲を決める
ヒアリングの内容をもとに、何を任せるか（依頼範囲）と資料のやりとりの方法を決め、お見積もりを受け取ります。決めるのは、任せる業務、資料の渡し方、報告の形と時期です。
最初からすべてを任せる必要はなく、「請求書の発行だけ」「入力だけ」のように、負担の大きい業務から始める方法もあります。それぞれをどう決めるかは、小規模事業者が経理を外部に任せる前に。経理代行で後悔しないための3つの整理で詳しくまとめています。
3. 受け渡しの準備：資料の置き場所と、ソフトの権限を整える
図2：受け渡しの準備で決めること
範囲が決まったら、実際に資料を受け渡す準備をします。
- 資料の置き場所：共有フォルダを用意し、領収書や請求書をどこに入れるかを決める
- ソフトの権限：会計ソフトや銀行の画面は、ログイン情報をそのまま渡すのではなく、閲覧だけの権限や明細の連携など、できる範囲で代行の担当用の入り方を用意する
- 連絡の方法：質問や確認を、チャット・メールなどのどこでやりとりするかを決める
- 秘密保持：秘密保持契約を結び、資料の保管場所を確かめておく
顧問の税理士がいる場合は、月次のデータや決算に必要な資料を、誰が、いつ、どの形で税理士に渡すのかも、この段階で決めておきます。顧問の税理士がいない場合は、相談のときにその旨を伝えてください。COANA TOKYOでは、必要に応じて提携する専門家をご紹介しています。申告や税務の相談は税理士の業務なので、税務上の判断は顧問の税理士にご確認ください。
4. 実務代行のスタート：最初の月は質問に答えて、ルールを固める
図3：最初の月と、慣れてから
代行が始まると、最初の月は代行の担当からの質問や確認が多くなりやすいものです。「この支払いは何の費用か」「この入金はどの請求の分か」など、御社にしか分からないことを確かめる必要があるからです。
ここで答えた内容は、迷いやすい取引のルールとして残しておくと、翌月からは同じ質問が減りやすくなります。資料の出し方も、最初の月にそろえておくと、その後のやりとりが軽くなります。COANA TOKYOの経理代行・経理業務の改善でも、決めたルールに沿って入力・請求・確認などを進めています。
5. 振り返りと改善：毎月の数字を見て、手間の残る所を見直す
運用が回り始めたら、毎月の報告で売上・利益・手元の資金などの数字を見て、気になる点を相談します。経理を任せる目的は、作業を減らすことだけでなく、数字を見て判断できる状態をつくることです。
あわせて、手間が残っているところを一緒に見直します。明細の連携を増やす、資料の出し方を変えるなど、少しずつ改善していくと、御社の手間もやりとりも軽くなっていきます。範囲を広げたい・減らしたいときも、この振り返りの場で相談しましょう。
始める前と始めてからのチェックリスト
相談の前と、代行が始まった最初の月に確かめておきたい項目です。
- [ ] いちばん困っていることを、一言で説明できる
- [ ] 毎月の取引のおおよその量（請求書の枚数など）が分かる
- [ ] 社内で、代行の担当からの質問に答える人を決めた
- [ ] 最初の月は、質問に答える時間を確保した
- [ ] 迷う取引について決めた答えを、残しておく場所を決めた
- [ ] 毎月の報告で、どの数字を見るかを決めた
- [ ] 振り返りの場（いつ、何を見直すか）を決めた
任せ始めるときによくある失敗
社内の窓口を決めずに始め、質問が止まる
代行の担当からの質問に、誰が答えるのかを決めていないと、質問がたまって作業が止まり、締めが遅れます。質問に答える人を1人決めて、その人が分からないことは誰に聞けばよいかも決めておきましょう。
全部の業務を一度に移して、やり方が混ざる
最初から全部の業務を一度に移すと、前のやり方と新しいやり方が混ざり、どの資料をどこに出せばよいか分からなくなりがちです。負担の大きい業務から順に移し、1つの業務が回ってから次へ進むと混乱を防げます。
振り返りの場を設けず、手間の残る所がそのままになる
代行が回り始めると、そのまま毎月が過ぎていきがちです。振り返りの場を決めておかないと、資料の出し方の手間や、まだ手作業が残っている所がそのままになります。報告を受けるときに、見直したい点も一緒に話す習慣をつけましょう。
まとめ
経理を外に任せるときは、お問い合わせ・ヒアリング、依頼範囲・お見積もり、受け渡しの準備、実務代行のスタート、振り返りと改善の5段階で進みます。御社が中心になってやることは、今のやり方を伝える、任せる範囲を決める、権限と資料の場所を整える、最初の月の質問に答える、毎月の数字を見て相談する、の5つです。一度に全部を整える必要はないので、まずは今の状況を伝えるところから始めてみてください。
経理代行を始めてみたい方へ
COANA TOKYOの経理代行・経理業務の改善では、お問い合わせ・ヒアリング、依頼範囲・お見積もり、受け渡しの準備、実務代行のスタート、振り返りと改善の流れで、必要な範囲だけをお引き受けしています。料金の目安や、任せられる業務の例は、サービスのページでご紹介しています。
「何を準備すればよいか分からない」「まず話だけ聞いてみたい」という段階でも、ご相談ください。ご相談・お見積もりは無料、全国オンラインで対応しています。お問い合わせフォームからお気軽にお送りください。
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執筆：衣鳩 翔太（COANA TOKYO合同会社 代表）
※一般的な進め方の説明です。税務上の判断は顧問の税理士にご確認ください。